Qualsiasi reparto aziendale prevede la gestione di documenti, i quali sono essenziali per l’azienda stessa. I documenti sono utilizzati per registrare informazioni utili, comunicare con clienti e fornitori e archiviare dati importanti.
Se la gestione dei documenti è svolta manualmente comporta una serie di rischi per le aziende: questa richiede l’intervento umano per gestire tutti i task relativi ai documenti aziendali. Ciò comporta la ricezione dei documenti, la loro classificazione, l’estrazione delle informazioni chiave e l’archiviazione. Tutte queste attività se svolte manualmente compromettono l’efficienza, l’accuratezza e la sicurezza delle informazioni preziose contenute nei documenti.
Vediamo quali sono i rischi associati all'elaborazione manuale dei documenti a cui l’azienda va in contro.
Uno dei principali rischi associati all'elaborazione manuale dei documenti è l'errore umano. L’errore umano provoca dati sbagliati o imprecisi. Quando i documenti vengono gestiti manualmente, Indipendentemente dalle competenze dei dipendenti, c'è sempre la possibilità che si verifichino errori di digitazione.
Gli errori provocati possono creare conseguenze significative per l’azienda, sia da un punto di vista tecnico che da un punto di vista finanziario. Ad esempio, se nel gestionale sono riportati dati imprecisi, i pagamenti verso i fornitori possono avvenire in ritardo o per cifra erronee.
Non ultimo tra i problemi legati agli errori umani, vi è la sfida di individuare gli errori stessi: questi sono di difficile identificazione e sono causa di ulteriore dispendio di tempo.
L'elaborazione manuale dei documenti richiede tempo e risorse umane considerevoli. I dipendenti dedicati a questa attività spendono molto tempo ed energie, motivo per cui c’è un notevole calo di efficienza e produttività in azienda.
In più, come anticipato nel paragrafo precedente, Identificare gli errori nei documenti e correggerli richiede ulteriore spreco di tempo rendendo i processi inefficienti.
Quanto descritto provoca un rallentamento delle operazioni e processi aziendali, oltre che ad un aumento dei costi.
L'elaborazione manuale dei documenti può esporre l'azienda a rischi di sicurezza.
Nel processo manuale, i documenti sensibili possono essere accessibili a persone non autorizzate o possono essere persi o smarriti durante il processo di elaborazione manuale. Ciò può compromettere la riservatezza delle informazioni aziendali e dei dati sensibili, mettendo a rischio la reputazione dell’azienda.
Con l'elaborazione manuale dei documenti, la ricerca e il recupero delle informazioni necessarie possono diventare complessi e dispendiosi in termini di tempo. Senza un sistema di archiviazione e indicizzazione efficiente, trovare documenti specifici o informazioni rilevanti può richiedere molto tempo e risorse, causando ritardi e inefficienze. Questo rischio concorre alla perdita di efficienza e produttività dell’azienda.
Come l’automazione può contribuire a ridurre i rischi associati all’elaborazione manuale dei documenti? Tramite l’Intelligent Document Processing è possibile automatizzare i task ripetitivi legati all’elaborazione documentale ed ovviare a tutti i rischi che il processo manuale può provocare in azienda.
Tale soluzione può quindi rispondere perfettamente ai rischi citati precedentemente. Infatti, mediante l'adozione di una tecnologia come quella di Intelligent Document processing, la tua azienda riuscirà a:
Come visto finora, l'automazione offre svariati vantaggi nella gestione dei documenti. Infatti, quest’ultima concorre a ridurre i rischi associati all'elaborazione manuale e a migliorare l'efficienza e la sicurezza delle operazioni aziendali. L'adozione di soluzioni automatizzate per la gestione documentale (Intelligent Document Processing) consente alle aziende di ottimizzare i processi in essere, ridurre gli errori e garantire una maggiore efficienza e produttività.
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