AI per lo Switching Gas e Luce: Meno Attrito, Più Contratti

Nel mercato dell’energia, acquisire un nuovo cliente non dipende soltanto dalla competitività dell’offerta. Anche la semplicità del processo di sottoscrizione può determinare il successo o l’abbandono di una conversione.

Durante il cambio di fornitore di gas o luce, il cliente deve spesso recuperare una bolletta, individuare numerosi dati, compilare moduli e inserire manualmente informazioni come codice POD, codice PDR, intestatario della fornitura, indirizzo, codice fiscale e dati contrattuali.

Ogni passaggio aggiuntivo introduce attrito.

Nei canali digitali, una procedura lunga può spingere l’utente a interrompere la sottoscrizione. Nei canali fisici, invece, l’inserimento manuale rallenta il lavoro degli agenti e aumenta il rischio di errori.

L’Intelligent Document Processing consente di trasformare bollette, documenti di identità e visure in dati strutturati, verificabili e immediatamente utilizzabili nei sistemi aziendali.

Il risultato è un funnel di switching più veloce, semplice e affidabile.

Perché i processi di switching sono ancora inefficienti

Il cambio di fornitore coinvolge informazioni provenienti da documenti differenti e spesso caratterizzati da layout non uniformi.

Una bolletta luce o gas può contenere decine di informazioni, ma solo alcune sono realmente necessarie per avviare il nuovo contratto. Il problema è che posizione, denominazione e formato di questi dati cambiano da un fornitore all’altro.

Il cliente o l’operatore devono quindi individuare manualmente:

• codice POD o PDR;
• nome e cognome dell’intestatario;
• codice fiscale o partita IVA;
• indirizzo della fornitura;
• tipologia di utenza;
• dati del precedente fornitore;
• informazioni di consumo;
• dati relativi al metodo di pagamento.

Questa attività apparentemente semplice può diventare un punto critico dell’intero processo commerciale.

Attrito nel funnel digitale

Nel canale web o mobile, l’utente deve generalmente leggere la bolletta e copiare i dati all’interno di diversi campi.

La compilazione manuale può generare:

• errori di trascrizione;
• campi incompleti;
• inserimento di codici non corretti;
• difficoltà nell’individuazione delle informazioni;
• abbandono del processo prima della sottoscrizione.

Il problema aumenta quando il cliente utilizza uno smartphone, deve passare continuamente dalla bolletta al modulo oppure non conosce il significato tecnico dei campi richiesti.

Tempi elevati nella rete vendita

Nel canale fisico, gli stessi problemi vengono trasferiti agli agenti.

L’operatore riceve una fotografia, una scansione o un PDF della bolletta e deve riportare manualmente i dati nel CRM o nel sistema di vendita.

Questa procedura riduce il tempo che l’agente può dedicare alla relazione commerciale e aumenta la possibilità di inserire informazioni errate.

Un singolo errore nel codice POD, nel codice fiscale o nell’indirizzo della fornitura può causare controlli aggiuntivi, blocchi della pratica e ritardi nell’attivazione del contratto.

Come funziona l’AI applicata allo switching gas e luce

Una piattaforma di Intelligent Document Processing utilizza modelli di intelligenza artificiale per comprendere il contenuto dei documenti e trasformarlo in informazioni strutturate.

Il processo può essere suddiviso in cinque fasi principali.

1. Acquisizione del documento

Il cliente o l’agente carica una bolletta in formato PDF oppure scatta una fotografia con lo smartphone.

Il sistema può ricevere il documento da diversi punti del funnel:

• sito web;
• applicazione mobile;
• area riservata;
• portale dell’agente;
• CRM;
• sistema documentale;
• email o canali di assistenza.

2. Classificazione automatica

L’AI riconosce la tipologia del documento caricato.

Può distinguere, per esempio, una bolletta elettrica da una bolletta gas, una carta d’identità da un passaporto oppure una visura camerale da un documento aziendale.

La classificazione consente di applicare il modello di estrazione più adatto.

3. Estrazione dei dati

Il sistema individua i campi rilevanti anche quando la posizione delle informazioni cambia da un documento all’altro.

Nel caso di una bolletta, può estrarre automaticamente:

• POD o PDR;
• intestatario;
• codice fiscale;
• partita IVA;
• indirizzo della fornitura;
• numero cliente;
• dati di consumo;
• tipologia di contratto;
• informazioni relative al pagamento.

Non si tratta soltanto di leggere il testo tramite OCR. Il modello deve comprendere il significato dei dati e associare correttamente ogni valore al relativo campo.

4. Validazione delle informazioni

I dati estratti possono essere controllati attraverso regole configurabili.

Il sistema può verificare:

• lunghezza e formato del codice POD o PDR;
• correttezza formale del codice fiscale;
• coerenza tra intestatario e documento di identità;
• presenza dei campi obbligatori;
• qualità del documento;
• livello di affidabilità dell’estrazione.

A ogni informazione può essere associato un confidence score, utile per stabilire se il dato può essere elaborato automaticamente oppure deve essere controllato da un operatore.

5. Integrazione con CRM e sistemi di vendita

Una volta estratti e validati, i dati vengono inviati direttamente al CRM, al gestionale o alla piattaforma di sottoscrizione.

Il modulo viene così precompilato senza richiedere al cliente o all’agente di copiare manualmente le informazioni.

Funnel digitale: dalla bolletta al preventivo in pochi secondi

Nel processo self-service, il caricamento della bolletta può sostituire gran parte della compilazione manuale.

Il cliente carica il documento e il sistema identifica automaticamente i dati necessari per analizzare la fornitura e preparare un’offerta.

L’utente deve solamente verificare le informazioni estratte ed eventualmente completare i pochi dati mancanti.

Questo approccio permette di creare un’esperienza simile a quella dei servizi digitali più evoluti: meno campi, meno passaggi e meno possibilità di errore.

Precompilazione automatica

La precompilazione riduce lo sforzo richiesto all’utente e rende il processo accessibile anche a chi non conosce termini come POD, PDR o potenza impegnata.

Comparazione più rapida

I dati di consumo estratti dalla bolletta possono essere utilizzati per proporre offerte maggiormente coerenti con il profilo del cliente.

Riduzione degli abbandoni

Eliminando i passaggi più complessi, diminuisce la probabilità che l’utente interrompa la procedura prima dell’invio della richiesta.

Migliore esperienza mobile

La possibilità di fotografare la bolletta è particolarmente efficace nei funnel da smartphone, dove la compilazione di moduli lunghi rappresenta uno dei principali elementi di frizione.

Funnel fisico: più produttività per agenti e reti vendita

L’automazione documentale produce benefici importanti anche nella vendita assistita.

L’agente può fotografare la bolletta del cliente o caricare il documento ricevuto. L’AI estrae le informazioni e le trasferisce direttamente nel sistema commerciale.

In questo modo, il consulente può concentrarsi sulla presentazione dell’offerta invece di dedicare tempo all’inserimento dei dati.

Riduzione delle attività ripetitive

La trascrizione manuale viene sostituita da un processo automatizzato, lasciando all’operatore solamente la verifica finale.

Contratti chiusi più velocemente

I dati sono disponibili durante la visita o la chiamata commerciale, permettendo di completare la pratica senza attendere successive elaborazioni di back-office.

Meno errori di trascrizione

L’estrazione automatica, accompagnata da regole di validazione, riduce gli errori che potrebbero bloccare la richiesta di switching.

Dati immediatamente disponibili nel CRM

Le informazioni possono essere inviate in tempo reale ai sistemi centrali, evitando file intermedi, email, fogli di calcolo e inserimenti duplicati.

Switching B2C e B2B: esigenze documentali differenti

La tecnologia può essere applicata sia alle utenze domestiche sia alle forniture aziendali, ma i due segmenti presentano caratteristiche diverse.

Switching nel segmento B2C

Nel mercato consumer, la priorità è ridurre al minimo il tempo necessario per completare la sottoscrizione.

I documenti principali sono generalmente:

• bolletta luce;
• bolletta gas;
• carta d’identità;
• tessera sanitaria o codice fiscale;
• documento relativo al conto corrente.

Il sistema deve gestire grandi volumi, garantire tempi di risposta rapidi e offrire un’esperienza semplice anche da smartphone.

Switching nel segmento B2B

Nel mercato business, il processo può coinvolgere più utenze, sedi differenti e una maggiore quantità di documenti.

Oltre alle bollette, possono essere necessari:

• visure camerali;
• documenti del legale rappresentante;
• codici fiscali e partite IVA;
• deleghe;
• elenchi di punti di fornitura;
• documentazione amministrativa aziendale.

In questo scenario diventano particolarmente importanti la gestione di documenti multi-sito, la verifica della completezza della pratica e la possibilità di configurare regole specifiche per ciascun cliente o processo.

I vantaggi dell’Intelligent Document Processing per le utility

L’automazione dell’acquisizione documentale genera benefici lungo l’intero funnel di vendita.

Riduzione dei tempi di processo

L’estrazione automatica permette di acquisire in pochi secondi informazioni che richiederebbero diversi minuti di lavoro manuale.

Nei processi adeguatamente configurati, la riduzione dei tempi può arrivare fino al 70%.

Eliminazione delle attività ripetitive

Molte operazioni di data entry possono essere automatizzate, riducendo fino al 90% le attività manuali associate alla lettura e alla trascrizione dei documenti.

Maggiore accuratezza dei dati

L’utilizzo di modelli specializzati, confidence score e controlli configurabili può portare l’accuratezza dell’estrazione fino al 97%, in funzione della tipologia e della qualità dei documenti elaborati.

Accelerazione del time-to-revenue

Una pratica completa e corretta può essere elaborata più rapidamente, riducendo il tempo tra l’acquisizione del cliente e l’attivazione del contratto.

Aumento della conversione

Un funnel più breve e semplice può ridurre gli abbandoni e aumentare il numero di utenti che completano la sottoscrizione.

Maggiore qualità del dato

La validazione automatica aiuta a individuare informazioni mancanti, incoerenti o poco affidabili prima che la pratica venga inviata ai sistemi successivi.

Scalabilità operativa

L’azienda può elaborare un numero maggiore di documenti senza aumentare proporzionalmente il personale dedicato al back-office.

Perché un modello specializzato è diverso da un OCR tradizionale

Un OCR tradizionale converte l’immagine di un documento in testo. Questo, però, non è sufficiente per automatizzare un processo di switching.

La piattaforma deve comprendere che una determinata sequenza rappresenta il codice POD, che un altro valore corrisponde all’indirizzo della fornitura e che un importo si riferisce al consumo o al totale della bolletta.

I modelli specializzati di myBiros sono addestrati per interpretare documenti complessi e restituire dati già organizzati secondo la struttura richiesta dal processo aziendale.

Questo consente di gestire:

• layout differenti;
• scansioni non perfette;
• fotografie da smartphone;
• documenti multipagina;
• campi presenti in posizioni variabili;
• informazioni espresse con denominazioni diverse;
• controlli specifici per il settore utility.

Integrazione nei processi esistenti

L’adozione di una soluzione IDP non richiede necessariamente la sostituzione del CRM o del sistema di vendita.

La piattaforma può essere integrata tramite API nei processi già utilizzati dall’azienda.

Un possibile flusso operativo prevede:

1. caricamento della bolletta;
2. classificazione del documento;
3. estrazione dei dati;
4. validazione automatica;
5. richiesta di conferma al cliente o all’agente;
6. trasferimento delle informazioni al CRM;
7. completamento della sottoscrizione.

L’integrazione può essere personalizzata in base al canale, al segmento di clientela e alle regole operative dell’utility.

Dalla gestione documentale a un funnel intelligente

L’AI applicata ai documenti non rappresenta soltanto uno strumento per risparmiare tempo.

Permette di riprogettare l’intero processo di acquisizione.

La bolletta diventa il punto di partenza di un funnel intelligente: il documento viene caricato, interpretato e trasformato in dati utilizzabili per la comparazione dell’offerta e la creazione del nuovo contratto.

Il cliente compila meno campi. L’agente riduce il lavoro amministrativo. Il back-office riceve pratiche più complete. L’azienda accelera il processo di acquisizione e migliora la qualità delle informazioni.

Automatizza lo switching gas e luce con myBiros

myBiros sviluppa soluzioni di Intelligent Document Processing basate su modelli specializzati nell’estrazione e nella validazione dei dati.

La piattaforma può elaborare bollette, documenti di identità, visure camerali e altri documenti necessari nei processi di acquisizione B2C e B2B.

Grazie all’integrazione con CRM, portali e sistemi commerciali, i dati possono essere resi disponibili in tempo reale, eliminando l’inserimento manuale e riducendo gli errori.

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FAQ

Che cos’è lo switching nel mercato energetico?

Lo switching è il processo attraverso il quale un cliente cambia il proprio fornitore di energia elettrica o gas. Richiede l’acquisizione di informazioni relative all’intestatario, al punto di fornitura e al contratto esistente.

Quali dati possono essere estratti automaticamente da una bolletta?

È possibile estrarre codice POD, codice PDR, intestatario, codice fiscale, indirizzo della fornitura, numero cliente, consumi, potenza impegnata e altre informazioni utili alla comparazione e alla sottoscrizione.

L’AI può elaborare anche fotografie scattate con lo smartphone?

Sì. Il sistema può elaborare immagini e PDF, verificando la qualità del documento e segnalando eventuali problemi che impediscono un’estrazione affidabile.

La piattaforma può essere integrata con un CRM?

Sì. I dati estratti possono essere trasferiti tramite API al CRM, al gestionale, al portale dell’agente o alla piattaforma utilizzata per la sottoscrizione.

La soluzione è adatta anche alle utenze aziendali?

Sì. Nel segmento B2B può gestire bollette multi-sito, visure camerali, documenti del legale rappresentante e altre informazioni necessarie per le forniture aziendali.

Qual è la differenza tra OCR e Intelligent Document Processing?

L’OCR riconosce il testo presente nel documento. L’Intelligent Document Processing identifica anche la tipologia e il significato delle informazioni, le valida e le restituisce in un formato strutturato utilizzabile dai sistemi aziendali.