Come Prestivalore ha ridotto del 50% i tempi operativi con myBiros

Nel settore del credito al consumo, la rapidità con cui vengono analizzati i documenti può incidere direttamente sulla qualità del servizio e sui tempi di risposta al cliente.

Buste paga, documenti d’identità e informazioni anagrafiche devono essere acquisiti, verificati e inseriti correttamente nei sistemi aziendali. Quando queste attività vengono svolte manualmente, però, possono richiedere diversi minuti per ogni pratica e aumentare il rischio di errori di trascrizione.

È il problema affrontato da Prestivalore, azienda specializzata nella consulenza al credito al consumo e, in particolare, nella cessione del quinto dello stipendio e della pensione.

Con l’introduzione di myBiros, Prestivalore ha trasformato un processo basato sul data entry manuale in un flusso automatizzato, capace di estrarre e strutturare le informazioni contenute nei documenti in pochi secondi.

La sfida: gestire circa 90.000 documenti ogni anno

Ogni anno Prestivalore elabora circa 90.000 documenti, principalmente buste paga e documenti d’identità inviati dai clienti interessati a ricevere una consulenza finanziaria.

I documenti arrivano attraverso canali differenti, soprattutto:

• WhatsApp;
• email;
• comunicazioni dirette con gli operatori.

Una volta ricevuta la documentazione, gli operatori dovevano aprire ogni file, leggere i dati presenti e copiarli manualmente nei sistemi aziendali.

Tra le informazioni da acquisire rientravano:

• codice fiscale;
• dati anagrafici del cliente;
• datore di lavoro;
• reddito;
• trattenute;
• informazioni finanziarie utili alla valutazione della pratica.

Questo processo poteva richiedere fino a 10 minuti per ogni busta paga. Inoltre, la trascrizione manuale esponeva l’azienda al rischio di dati incompleti, digitazioni errate e incongruenze tra il documento originale e le informazioni registrate.

Su volumi documentali elevati, anche una piccola inefficienza ripetuta migliaia di volte può trasformarsi in un importante costo operativo.

I limiti del data entry manuale nel credito al consumo

L’inserimento manuale dei dati non rappresentava soltanto un’attività lenta. Imponeva agli operatori di dedicare una parte rilevante del proprio tempo a compiti ripetitivi e a basso valore aggiunto.

Prima di poter analizzare la situazione del cliente, l’operatore doveva infatti:

1. ricevere e aprire il documento;
2. individuare le informazioni rilevanti;
3. copiarle nel gestionale;
4. verificare la correttezza dei dati;
5. associare il cliente alla relativa azienda o al datore di lavoro.

La valutazione finanziaria poteva iniziare solamente dopo il completamento di questi passaggi.

In un processo legato alla concessione del credito, inoltre, un dato trascritto in modo impreciso può rallentare la lavorazione della pratica, richiedere ulteriori verifiche o generare richieste di integrazione documentale.

Prestivalore aveva quindi bisogno di una soluzione capace di velocizzare l’acquisizione dei dati senza rinunciare all’accuratezza.

La soluzione: estrazione automatica dei dati con myBiros

Per ottimizzare il processo, Prestivalore ha adottato myBiros, la piattaforma di Intelligent Document Processing progettata per leggere, interpretare ed estrarre automaticamente le informazioni contenute nei documenti.

La soluzione ha permesso di automatizzare tre attività principali:

• l’estrazione dei dati dalle buste paga;
• la compilazione dell’anagrafica del cliente;
• l’abbinamento tra il cliente e l’azienda di appartenenza.

Il funzionamento è semplice: l’operatore carica la busta paga nella piattaforma e myBiros identifica automaticamente i campi rilevanti, restituendo i dati in formato strutturato e pronti per essere utilizzati nei sistemi aziendali.

Un’attività che in precedenza poteva richiedere diversi minuti viene così completata in pochi secondi.

L’operatore non deve più cercare e copiare manualmente ogni informazione, ma può concentrarsi sulla verifica dei dati e sulla valutazione della pratica.

Dal documento non strutturato al dato utilizzabile

Una busta paga è un documento complesso. Layout, posizionamento dei campi, diciture e formati possono cambiare in base al software utilizzato, al datore di lavoro o alla tipologia contrattuale.

Un sistema OCR tradizionale può riconoscere il testo presente nel documento, ma non sempre riesce a comprenderne il significato e a trasformarlo in informazioni immediatamente utilizzabili.

myBiros utilizza tecnologie di OCR, Computer Vision e modelli avanzati di Intelligenza Artificiale per riconoscere non soltanto i caratteri, ma anche il ruolo dei dati all’interno del documento.

La piattaforma può quindi distinguere, per esempio, il reddito netto da una trattenuta, individuare il codice fiscale del dipendente e riconoscere le informazioni relative al datore di lavoro.

Il risultato non è una semplice trascrizione del contenuto della busta paga, ma un insieme di dati classificati e strutturati, pronti per alimentare i processi aziendali.

I risultati ottenuti da Prestivalore

L’automazione introdotta con myBiros ha prodotto due risultati principali:

50% di tempo operativo risparmiato

La riduzione delle attività manuali ha permesso agli operatori di gestire più rapidamente la documentazione e dedicare maggiore attenzione alla consulenza e alla valutazione delle richieste.

98% di accuratezza media

L’elevato livello di precisione nell’estrazione ha ridotto il rischio di errori di trascrizione e la necessità di effettuare controlli ripetitivi sui dati inseriti.

Come sintetizzato dal team Prestivalore:

“Prima dovevamo fare data entry manuale. Ora ci basta caricare il documento. myBiros ci ha permesso di fare un grande passo in avanti.”

Un processo più veloce, ma anche più scalabile

Il vantaggio dell’automazione documentale non riguarda solamente il tempo risparmiato sulla singola busta paga.

Un sistema automatizzato consente di gestire la crescita dei volumi documentali senza aumentare proporzionalmente il carico di lavoro degli operatori. Questo rende il processo più scalabile e aiuta l’azienda a mantenere tempi di risposta costanti anche nei periodi caratterizzati da un numero elevato di richieste.

La standardizzazione dell’estrazione permette inoltre di ottenere dati più uniformi, semplificando:

• le verifiche interne;
• l’integrazione con CRM e gestionali;
• la ricerca delle informazioni;
• il monitoraggio delle pratiche;
• la costruzione di workflow automatizzati.

L’Intelligent Document Processing diventa così una componente strategica dell’intero processo di consulenza, non soltanto uno strumento per leggere documenti.

Perché automatizzare l’analisi delle buste paga

Il caso Prestivalore dimostra come l’automazione possa migliorare concretamente i processi nel settore finanziario e del credito al consumo.

Le aziende che ricevono ogni giorno buste paga, documenti d’identità, certificazioni e moduli possono ridurre sensibilmente il tempo dedicato al data entry, limitando gli errori e velocizzando l’avvio delle pratiche.

I principali benefici sono:

• acquisizione più rapida delle informazioni;
• riduzione delle operazioni ripetitive;
• maggiore accuratezza dei dati;
• tempi di risposta più brevi;
• possibilità di gestire volumi documentali crescenti;
• migliore utilizzo delle competenze degli operatori.

L’obiettivo non è eliminare il controllo umano, ma fornire agli operatori informazioni già organizzate, permettendo loro di concentrarsi sulle decisioni che richiedono esperienza e capacità di valutazione.

Automatizza i tuoi processi documentali con myBiros

Con myBiros, documenti d’identità, documenti reddituali e altri documenti aziendali possono essere trasformati automaticamente in dati strutturati e integrati nei flussi di lavoro.

La piattaforma consente di ridurre le attività manuali, velocizzare la gestione delle pratiche e migliorare la qualità delle informazioni utilizzate nei processi aziendali.

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